Quelles sont les étapes du traitement des commandes clients ?

Faire prospérer votre entreprise nécessite la mise en œuvre d’un certain nombre de procédures. En effet, vous devez non seulement veiller à fournir des produits de qualité, mais vous devez également réserver un accueil chaleureux à votre clientèle. Toutefois, en dehors de ces deux principes, vous devez également optimiser votre stratégie d’exécution des commandes clients. Il s’agit d’ailleurs d’un autre paramètre qui permet d’améliorer l’expérience d’achat du client et de le fidéliser. Quelles sont alors les différentes étapes du traitement d’une commande client ?

La réception de nouvelles expéditions de stock

La première des choses que vous devrez faire avant de commencer par traiter les commandes clients serait de vous assurer de la disponibilité du produit commandé. Ensuite, les marchandises en stock devront être comptées et contrôlées par le service « contrôle qualité »'. Cette étape permet de s’assurer que les produits reçus répondent aux exigences. Après cela, il faudra établir pour chaque article reçu des unités de stock et de code-barre.

Stock en magasin

Après avoir contrôlé la qualité et établi les codes-barres, ce sera au tour du gestionnaire du magasin de procéder à l’entreposage des marchandises. Cependant, celui-ci doit s’assurer que le rangement des produits soit organisé de sorte à réduire le temps de recherche au moment où lui ou un membre de son équipe en aura besoin. D’ailleurs, les zones proches des espaces d’emballages en sont de parfaits espaces pour le rangement.

Le traitement des commandes

Pour optimiser la durée de traitement des commandes clients, il est impératif pour l’entreprise de disposer d’un système de traitement. Ainsi, ce système permettra d’avertir le personnel de l’entrepôt qu’une nouvelle commande a été lancée par un client. Toutefois, il faudrait que le système puisse renseigner le personnel sur toutes les spécifications en ce qui concerne le produit que le client a commandé.

Le prélèvement

C’est ici que les employés qui sont chargés de retrouver les produits vont se servir dans l’entrepôt. Cependant, ceux-ci devront tenir compte des différentes spécificités que comporte le bordeaux de commande. Il peut s’agir de la couleur, de la taille et de la quantité commandée. Comme vous l’aurez remarqué, il s’agit là d’un travail qui demande de la concentration et beaucoup de diligence.

Dans certaines entreprises, surtout les grosses boîtes, cette partie du travail est automatisée. Ainsi, ce sont les robots qui complètent le reste de la tâche en récupérant les produits dans l’entrepôt.

L’emballage

Une fois les produits sortis de l’entrepôt, l’équipe chargée de réaliser les emballages se met à pied d’œuvre pour procéder aux emballages des produits commandés par les clients.

Cependant, pour optimiser le chargement des camions de livraison, le personnel de la section emballages devra s’évertuer à effectuer des emballages dans le poids dimensionnel le plus bas. Cette optimisation permet ainsi de réduire drastiquement le coût du transport.

Il peut arriver que les produits à emballer soient fragiles tels que la verrerie. Dans ce genre de situation, le personnel devra s’assurer d’utiliser l’emballage approprié afin de préserver l’intégrité du produit au cours du transport. Par ailleurs, il ne faudrait pas oublier d’insérer dans les étiquettes de retour, le reçu du client avant de procéder à l’emballage du produit.

L’expédition de la commande

Une fois que les marchandises ont été emballées et chargées dans le camion, l’entreprise devra envoyer la cargaison au transporteur avec qui elle est en partenariat. Cependant, il faut souligner que les exigences quant au poids de la cargaison et les emballages des produits varient d’un transporteur à un autre. Raison pour laquelle le service d’emballages devra s’assurer de respecter les exigences prescrites pour éviter de retarder l’acheminement des commandes.

La livraison des commandes

Si les tâches ont été bien accomplies au niveau de chaque unité, le client recevra sa commande dans le délai imparti. Cependant, avant que le client ne reçoive sa commande, une confirmation d’expédition lui sera envoyée par mail. Par ailleurs, dans le souci de l’amélioration du service de livraison, il est souvent conseillé aux entreprises de demander à leur client de laisser des commentaires sur l’état dans lequel le produit a été reçu, sa qualité et le délai de livraison.

Le traitement des retours

Dans l’éventualité où le client n’est pas satisfait du produit, il a la possibilité d’effectuer un retour à l’entreprise. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle les étiquettes de retour sont insérées dans le paquet avant l’emballage. Une fois que l’entreprise reçoit le retour, il incombe aux employés de procéder à l’inspection dudit produit. Si cela est possible, un réapprovisionnement sera fait afin de procéder au remboursement. Dans le cas où le produit a été sérieusement endommagé, il faudra le jeter ou le recycler.

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